Na prática, o plano de contas serve como uma base para o sistema financeiro da empresa. Essa estrutura de contas facilita a adição de notas contas, a exclusão de outras contas e a facilidade de visualizar o objetivo da existência da conta. Também ao analisar o plano de contas, junto com o resultado do período, fica bem simples explicar como é gasto o dinheiro e como é recebido também. Dentro do plano de contas, geralmente são listados os tipos de contas em ordem de acordo com o seu código. Geralmente inicia com os tipos de contas de receita e depois as contas de despesas.

O primeiro passo é realizar uma análise minuciosa das despesas mensais médias dos últimos meses, sejam estas fixas (como aluguel, luz, água, telefone, etc.) ou variáveis (alimentação, transporte, etc.). Para efetuar o cálculo das despesas médias: some o valor gasto em cada mês e divida pela quantidade de meses avaliados. No sistema financeiro é possível ter o relatório já calculado com todos aos pagamentos, recebimentos, e a soma total do fluxo e caixa que resta. 

De forma geral, as despesas fixas são mais fáceis de serem monitoradas devido à sua periodicidade constante. Para as despesas variáveis, utilize para o cálculo um mês considerado normal, ou seja, não incluam neste cálculo as despesas sazonais, presentes em datas especiais, ou eventos que acontecem somente de forma eventual (como manutenções de veículos e reformas).

Com o sistema haverá o controle dos gastos eventuais da empresa, que devem ser cobertos pelas reservas financeiras acumuladas mensalmente. Dica: verificar mensalmente seu extrato bancário, pois o mesmo ajuda a evidenciar as despesas com os gastos débito, crédito e também os saques efetuados. É possível o acompanhamento via sistema através da conciliação bancária entre conta corrente, entrada, saída e pagamentos.

Para orçamentos no vermelho ou para pessoas que desejam iniciar uma reserva financeira, poderá não haver outro jeito a não ser o corte de gastos. Após identificar e organizar as despesas através do sistema, verifique quais podem ser reduzidas ou cortadas de forma integral. 

Neste quesito, não há como opinar sobre os itens que devem ou não ser reduzidos ou eliminados. Cada pessoa deve avaliar suas despesas e verificar os possíveis pontos de ajuste, priorizando sempre um equilíbrio. Como dica, cabe identificar os gastos com telefone, aluguel, internet, alimentação, transportes e principalmente com pessoal na folha de pagamento. Pois estes são pontos onde costumam serem encontrados mais gastos.
Dica: verifique se você não está pagando por serviços que não utiliza. Por exemplo, serviços de terceiros que necessitam de mensalidade ou na assinatura da revista e jornais sem a real necessidade. Lembre-se todas essas informações são observadas no sistema.

De posse da média das despesas realizadas nos últimos períodos e com as metas de redução de despesas já definidas, efetue um orçamento médio mensal para os próximos meses. Não esqueça de inserir os impostos e despesas eventuais, como seguro do automóvel, IPVA, IPTU, materiais de escritório etc.

Da mesma forma, registre as projeções de receitas mensais (como salários, rendimentos, e juros), não esquecendo das receitas eventuais como férias, décimo terceiro, bônus e comissões. Dica: insira em seu planejamento os gastos diários com livro caixa, nas despesas sazonais diárias que demanda a saída de dinheiro do caixa da empresa.  Com o sistema financeiro é possível o lançamento anual das despesas tudo de uma vez, você lança tudo que tem para pagar durante o ano, e mês a mês o sistema informa o que tem para pagar. A meda forma nos recebimentos, como boletos, cheques pré-datados, venda com cartões etc.